Jak wybrać biuro rachunkowe?
Prowadzać swoją działalność gospodarczą możesz swoimi rachunkami zajmować się samodzielnie. Często jednak są to nie tylko sprawy skomplikowane, ale też niezwykle czasochłonne, co sprawia, że wielu przedsiębiorców chce ten obowiązek delegować na specjalistę. Prowadzenie firmy to duża ilość obowiązków, co może uniemożliwiać ciągłe dokształcanie się z rachunkowości i zmieniających się przepisów. Chcąc więc uniknąć pomyłek i kłopotów lepiej zdecydować się na podjęcie współpracy z biurem rachunkowym.
Biuro rachunkowe dla Twojej firmy
Wielu przedsiębiorców mając naprawdę duże firmy, decyduje się na zatrudnienie własnej księgowej. Jednak prowadząc małą działalność, zatrudnienie dodatkowego pracownika do doglądania finansów może być zbyt kosztowne i nieopłacalne. Jeśli więc masz firmę małą lub średnią, doskonale sprawdzi się podpisanie umowy z biurem rachunkowym. Jak je wybrać?
Zakres usług biura księgowego
Przed podpisaniem wiążącej umowy, dopytaj się o to, jaki zakres usług oferuje Ci konkretne biuro rachunkowe. W jego zakres mogą wchodzić różne usługi. W przypadku naszego biura są to:
- pełna księgowość,
- prowadzenie książki przychodów i rozchodów,
- prowadzenie ryczałtu ewidencjonowanego,
- doradztwo podatkowe,
- rozliczanie podatków ekspertyzy,
- opinie ekonomiczno-finansowe.
Określ dokładnie jaki zakres usług jest Ci potrzebny i czego oczekujesz od swojego biura rachunkowego.
Co sprawdzić w biurze rachunkowym?
Podstawą jest sprawdzenie kwalifikacji pracowników potencjalnego biura rachunkowego.
Jeśli chcesz je sprawdzić, spytaj o ewentualne wykształcenie, a także zaświadczenie ukończenia dodatkowych kursów i szkoleń księgowych. Różnego rodzaju kursy, szkolenia czy seminaria branżowe z certyfikatem potwierdzają aktualizację wiedzy księgowych. Nie jest to wymóg niezbędny, jednak potwierdza kompetencje. Obecnie przepisy podatkowe, a także rachunkowe zmieniają się bardzo często. Warto więc mieć świadomość, że osoba obsługująca Twoją firmę ma aktualną wiedzę dotyczącą tego zakresu.
Biuro rachunkowe może też posiadać certyfikat Ministra Finansów. Nie jest to obowiązkowa licencja, jednakże księgowi mający wieloletni staż i doświadczenie w swojej pracy mogą pochwalić się odpowiednim dokumentem wydawanym przez ministerstwo.
Wiele biur rachunkowych może też pochwalić się Certyfikatem Centrum Informacji Księgowej/ Jest to organizacja, która nie tylko przeprowadza egzaminy i kontroluje biura rachunkowe pod kątem precyzyjnych kryteriów. Zajmuje się ona też wydawaniem odpowiednich certyfikatów dla biur rachunkowych i księgowych. Centrum Informacji Księgowej zajmuje się też gromadzeniem informacji na temat certyfikowanych biur i udostępnia je na odpowiedniej stronie internetowej www.cik.org.pl
Kolejną informacją, o którą warto spytać przy rozmowie o współpracy, jest polisa ubezpieczeniowa od odpowiedzialności cywilnej, czyli OC. Polisa taka pozwala pokryć ewentualne straty poniesione przez klienta w związku z działalnością biura w zakresie zaległych zobowiązań podatkowych oraz naliczonych odsetek. W przypadku nastąpienia takiej sytuacji przedsiębiorca, od którego pobierane były dodatkowe podatki, kary, grzywny czy koszty postępowania sądowego, może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów od ubezpieczyciela.
Szukając biura rachunkowego, dobrze jest też zorientować się wśród swoich znajomych i rodziny. Być może ktoś z naszego otoczenia współpracuje już z jakimś biurem i jest z niego zadowolony. Lub wręcz przeciwnie, może dostarczyć nam informacji, które drzwi lepiej omijać z daleka. Biuro istniejące już od lat także może wzbudzać większe zaufanie, w końcu czas utrzymywania się na rynku także jest wyznacznikiem jakości oferowanych usług.
Dla wielu osób niezwykle ważne będzie też umiejscowienie siedziby biura. Choć internet znacznie zmniejszył dystans dzielący poszczególne osoby i umożliwia współpracę z kimś, kto znajduje się nawet na drugiej półkuli, to jednak wciąż są osoby ceniące kontakt osobisty. Jeśli więc ktoś szuka biura rachunkowego znajdującego się Kaliszu bądź Ostrowie Wielkopolskim, to z pewnością będzie zainteresowany naszą ofertą.
O co jeszcze pytać w biurze rachunkowym?
Pozostałe informacje, jakie musisz ustalić to organizacja pracy czy sposób komunikowania się z księgowością. Warto więc zwrócić uwagę na kilka aspektów:
- Godziny kontaktu z biurem rachunkowym. Sprawdź, czy w razie nagłego wypadku możesz skontaktować się mailowo lub telefonicznie z księgowym poza godzinami pracy.
- Sposób kontaktu biura księgowego. Dopytaj czy będziesz informowany o wysokości składek do zapłacenia mailowo, telefonicznie czy może z SMS.
- Sposób przekazywania dokumentów. Dowiedz się, czy dokumenty będą przyjmowane drogą elektroniczną, czy tradycyjną. Dopytaj też czy musisz dostarczać je osobiście, czy będzie je odbierać od Ciebie przedstawiciel biura.
- Dopytaj, w jakim terminie dokumenty muszą być dostarczone do biura rachunkowego, a także jakie są konsekwencje niedotrzymania tego terminu.
- Sprawdź też, czy biuro księgowe będzie monitorować sytuację Twojej firmy.
Mając te wszystkie informacje, przeanalizuj ofertę biur rachunkowych i wybierz to, które zapewni Ci największy spokój i pewności dobrze wykonanej pracy.